Wer kennt es nicht: Eigentlich weiß man ganz genau, was man machen möchte, um beruflich voranzukommen. Endlich die Website überarbeiten. Mit einem eigenen Newsletter starten. Wieder regelmäßiger auf Social Media posten. Und so weiter. Und trotzdem schafft man es einfach nicht, diese Aufgabe anzugehen und in die Umsetzung zu kommen. So ergeht es auch mir immer wieder. Inzwischen habe ich mir aber ein paar Strategien angeeignet, die mir (meistens) helfen, dieses Problem aufzulösen. Vielleicht helfen sie auch dir?
Eat-the-Frog Methode
Diese Strategie ist vermutlich eine der bekanntesten. Sie besagt im Grunde, dass man die Aufgabe, auf die man am wenigsten Lust hat, zu Beginn des Arbeitstags als Erstes angeht und abarbeitet. So hat man es hinter sich und kann sich dann entspannter um die anderen Punkte auf der To-Do-Liste kümmern.
Meine Erfahrung: Ich muss zugeben, dass ich mit dieser Methode nicht immer Freundschaft schließen kann. Wenn ich nicht zumindest einen Funken von Motivation für eine Aufgabe habe und womöglich auch noch schlecht gelaunt bin, komme ich einfach nicht voran. Daher kommt sie bei mir nur dann zum Einsatz, wenn die Aufgabe entweder wirklich dringend abgearbeitet werden muss, oder wenn ich gut gelaunt bin und einigermaßen motiviert bin, endlich den Mist wegzuarbeiten.
Aufgaben in kleine Schritte unterteilen
Es klingt banal, aber um in die Umsetzung zu kommen, kann es einen großen Unterschied machen, wie groß oder klein sich die Aufgaben anfühlen. Wenn man weiß oder denkt, dass man zwei Stunden oder länger damit beschäftigt ist, ist die Überwindung, damit anzufangen, schwerer, als wenn man einen Teil dieser Aufgabe in vielleicht zehn Minuten erledigt hat. Auch kann man solch kleine Arbeiten „schnell mal“ zwischen zwei Terminen absolvieren. Oder man ist dadurch, dass man einmal damit angefangen hat und diesen ersten Teil beendet hat, motiviert genug, um anschließend direkt den nächsten Teilbereich anzugehen.
Meine Erfahrung: Bei der Umsetzung von Teilschritten einer Aufgabe empfinde ich meist keine so große Erleichterung, dass ich etwas abgearbeitet habe, weil ich immer das große Ganze vor Augen habe und dieses „Große“ ja immer noch da ist. (Bedeutet aber nicht, dass es auch dir so gehen muss. Ich kenne viele, die diesen Gedankengang gar nicht kennen. Ich bin in der Hinsicht einfach ein Sturkopf.) Allerdings hilft mir diese Methode sehr oft, überhaupt in die Umsetzung zu kommen, denn ich starte mit dem ersten Schritt in der Erwartung, notfalls danach aufhören zu können, wenn es mir zu viel wird. Gleichzeitig bin ich am Ende dieses Arbeitsschritts aber fast immer so in Fahrt gekommen, dass ich dann einfach den Rest auch noch mache.
Vorbereitend mehr machen, als aktuell gebraucht
Okay, das klingt jetzt im ersten Moment vermutlich widersprüchlich. Wieso sollte man mehr machen, wenn man doch ohnehin schon keine Lust oder Zeit hat, um überhaupt etwas zu machen? Steht doch komplett im Gegensatz zum letzten Punkt.
In den meisten Fällen hast du damit natürlich recht. Allerdings gibt es auch Felder, in denen dir diese Methode helfen kann, zukünftig weniger ins Straucheln zu kommen. Da fällt mir zum Beispiel sofort das Erstellen von Social Media Posts ein. Hier kann es hilfreich sein, wenn du diese große Aufgabe nicht nur in kleinere Schritte unterteilst, sondern auch direkt mehr anfertigst, als du zu diesem Zeitpunkt brauchst.
Nehmen wir einmal an, dass du 5 Beiträge und 5 Reels für den kommenden Monat auf Instagram brauchst. Zunächst einmal kannst du diese vorbereitend gesammelt erstellen, statt sie am jeweiligen Tag erst zu erstellen. Aber das geht auch noch weiter.
- Du machst ein Brainstorming, worum es in deinen Postings gehen kann. Statt dir aber nur 10 Themen zu überlegen, schreibst du dir 20 oder 30 Punkte auf. So viele, wie dir gerade einfallen.
- Dann erstellst du die statischen Grafiken. Statt nur 5 zu erstellen, setzt du direkt alle um, die dir zuvor eingefallen sind.
- Das gleiche machst du beim Dreh deiner Reels.
- Womöglich kannst du sogar direkt für alle die Texte schreiben.
Am Ende hast du nicht nur den kommenden Monat vorbereitet, sondern sogar für die darauffolgenden vorgearbeitet. Dadurch, dass du beim Erarbeiten in einen Arbeitsrhythmus findest und dein Gehirn sich mit jeder Minute stärker damit auseinandersetzt und fokussiert, ist das am Ende meist sogar schneller, als wenn du dich mehrfach hinsetzt und dich jedes Mal wieder neu reindenken musst. (Natürlich kannst du die einzelnen Arbeitsschritte mit Brainstorming, Grafiken, Reels und Texte trotzdem getrennt angehen.) In den darauffolgenden Monaten kannst du dann auf das vorbereitete Material zurückgreifen und musst es nur noch in Instagram einpflegen. Das macht dir Hürde zur Umsetzung während dieser Zeit deutlich kleiner.
Meine Erfahrung: Mir hilft das tatsächlich sehr, einigermaßen regelmäßig Posts zu veröffentlichen. Ich plane diese zum Beispiel auch am Ende eines Monats gesammelt über die Meta Business Suite zur automatischen Veröffentlichung im nächsten Monat ein. Dadurch muss ich mir für die nächsten vier Wochen keine Gedanken mehr darüber machen. Allerdings muss ich auch zugeben, sobald mir die vorgearbeiteten Beiträge und Reels ausgehen, fange ich wieder damit an, es vor mir her zu schieben und ich komme wieder nicht in die Umsetzung. Daran darf ich definitiv noch arbeiten …
Beim Thema Blogbeiträge schreiben, gehe ich übrigens ähnlich vor. Auch hier schreibe ich oftmals erst einmal einige Artikel in Word und plane dann mehrere gleichzeitig zur Veröffentlichung auf der Website ein. Hier funktioniert dieses System zumindest bei mir auch deutlich besser als bei den Social Media Posts.
To-Do-Liste mit Prioritäten-Sortierung
Beim Wort To-Do-Liste schrecken vermutlich viele zurück. Wir kennen es schließlich alle zur Genüge, dass die einfach immer viel zu voll ist.
Allerdings kann es einen Unterschied machen, ob man lediglich eine Liste herunterschreibt (oder im Kopf hat) oder ob man die Punkte aufteilt, die darauf stehen. Das kannst du sowohl handschriftlich machen als auch digital.
Es heißt nicht, dass du die Reihenfolge festlegen musst, in der du die Aufgaben angehen möchtest (kannst du aber natürlich auch tun, wenn es dir hilft, in die Umsetzung zu kommen). Es kann auch schon hilfreich sein, wenn man die Aufgaben zum Beispiel in drei Prioritäten-Stufen einsortiert.
Hier bist du in der Gestaltung frei. Je nachdem wie es dir am sinnvollsten erscheint, kannst du sie einfach „Priorität 1“, „Priorität 2“ und „Priorität 3“ nennen. Oder „sehr wichtig“, „baldmöglichst“ und „kann noch warten“. Oder auch ganz anders. Du kannst auch mehr oder weniger Stufen verwenden. Richte es so ein, wie es dir am meisten hilft, in die Umsetzung zu kommen. Durch den besseren Überblick und stärkere Fokussierung auf die wichtigsten Punkte, fällt es dir leichter, die Dinge (in der richtigen Reihenfolge) abzuarbeiten. Und keine Aufgaben mehr zu vergessen.
Kleine Anmerkung: Dabei ist es natürlich wichtig, dass du bei Bedarf die Prioritäten gelegentlich neu sortierst, wenn sich etwas ändert. Diese Liste sollte nie statisch sein, sondern darf lebendig bleiben.
Meine Erfahrung: Mir hilft diese Methode tatsächlich sehr, den Überblick zu behalten und mich zu entscheiden, was ich als nächstes angehe. Gelegentlich bekommt dabei auch mal eine Aufgabe aus „Priorität 3“ Vorrang, obwohl andere Dinge noch wichtiger wären. Einfach weil ich gerade große Lust habe, mich darum zu kümmern. Und das ist okay, denn es geht nicht darum, sich komplett einzuschränken.
Übrigens mache ich das manchmal digital und manchmal handschriftlich. Manchmal ist es auch eine Kombination, dass ich digital alle Aufgaben festhalte, die anstehen, zusätzlich mir die wichtigsten Aufgaben aber auch auf einem Zettel aufschreibe, um sie immer im Blick zu haben. Mir hilft das. Andere fänden das vielleicht umständlich oder verwirrend. Denke immer daran, dass du dich so strukturieren darfst, wie es dir am dienlichsten ist.
Und manchmal funktioniert einfach nichts …
Ja, auch das kann passieren. Ja, auch das kenne ich. Mir geht es zum Beispiel mit dem Erstellen von Social Media Posts so. Es macht mir einfach so wenig Spaß, dass ich es immer wieder vor mir herschiebe und es dadurch nicht immer rechtzeitig schaffe, neue Reels und Beiträge zu erstellen.
- Manchmal kann es aber auch sein, dass einen das Unbekannte nervös macht.
- Oder weil man sich mit Technik auseinandersetzen muss, obwohl man dafür kein so großes Händchen hat.
- Oder im Alltagstreiben bleibt einfach nicht genug Zeit, um sich auch noch um etwas anderes zu kümmern.
Wir kennen solche Situationen vermutlich alle. Aber das bedeutet auch, dass man sich dafür nicht schämen muss. Vielmehr ist es hilfreich, wenn man sich genau das eingesteht. Entweder hilft genau das, um letztendlich doch noch in die Umsetzung zu kommen oder wir dürfen uns Unterstützung dazu holen. Jemanden, der die Aufgaben übernimmt, für die wir selbst gerade keine Zeit oder Energie übrig haben. So werde ich mir vermutlich bald Unterstützung im Bereich Social Media holen. Im Falle von Newsletter und Website wiederum stehe ich dir gerne zur Seite. Melde dich einfach bei mir.
Egal wie du vorgehst, ich wünsche dir ganz viel Spaß und Erfolg bei der Umsetzung deiner To-Dos.
